AI Transparency Notice Template
Ready-to-use transparency notice templates for chatbots, AI-generated content, and automated decisions, compliant with EU AI Act Article 50. Includes copy-paste notices in English and Spanish.
This template includes both English and Spanish versions. Scroll down to find "Versión Española".
Disclaimer: This template is provided for guidance purposes only. It does not constitute legal advice. Organisations should consult qualified legal counsel to ensure compliance with applicable laws and regulations.
Template provided by VORLUX AI — vorluxai.com
AI Transparency Notice Template
EU AI Act — Article 50 Compliance
Organisation: _______________ Document Reference: AITN-[YYYY]-[NNN] Version: _______________ Prepared by: _______________ Approved by: _______________ Effective Date: _______________
Introduction: Article 50 Obligations
Article 50 of the EU AI Act requires transparency in three main scenarios:
- Chatbots and conversational AI: Users must be informed they are interacting with an AI system, not a human — unless this is obvious from context.
- Deep fakes and AI-generated content: AI-generated synthetic media must be disclosed.
- Automated decisions affecting individuals: Where AI produces outputs that materially affect individuals, those individuals must be informed.
This document provides copy-paste ready notices for each scenario, in both English and Spanish.
Part 1: Chatbot and Conversational AI Notices
1.1 When to Display
The notice must appear before or at the very start of the interaction. It should not be buried in terms and conditions.
Trigger events requiring notice:
- First message in a new chat session
- When a user is transferred from human to AI agent
- When a user explicitly asks “Am I talking to a person?”
- At session start on any web chat widget
- Before voice interactions begin (IVR / voice bots)
1.2 Standard Chatbot Notice — ENGLISH
Short form (for chat widget header/banner):
You are interacting with an AI assistant. This service is powered by artificial intelligence. Responses are generated automatically and may not always be accurate. For important matters, please contact a human advisor.
Long form (for first-message or modal):
Automated AI Interaction Notice
You are about to interact with an AI-powered assistant provided by [Organisation Name]. This means:
- Your conversation is handled by an artificial intelligence system, not a human.
- The AI may make mistakes or provide incomplete information.
- Your conversation may be logged and used to improve the service, in accordance with our Privacy Policy.
- You have the right to request to speak with a human representative at any time by typing “HUMAN” or clicking the button below.
By continuing, you acknowledge that you are interacting with an AI system.
[Continue with AI] [Speak with a human]
Response to “Are you human?” or “Am I talking to a real person?” — ENGLISH:
I am an AI assistant, not a human. I’m here to help you with [describe purpose, e.g., “questions about your account”], but I have limitations and may make mistakes. If you’d prefer to speak with a human agent, I can connect you now. Just say “transfer to human” or click [here].
1.3 Standard Chatbot Notice — SPANISH / ESPAÑOL
Forma corta (para encabezado/banner del chat):
Estás interactuando con un asistente de IA. Este servicio está impulsado por inteligencia artificial. Las respuestas se generan automáticamente y pueden no ser siempre precisas. Para asuntos importantes, contacta con un asesor humano.
Forma larga (para primer mensaje o modal):
Aviso de Interacción Automatizada con IA
Estás a punto de interactuar con un asistente impulsado por inteligencia artificial proporcionado por [Nombre de la Organización]. Esto significa:
- Tu conversación es gestionada por un sistema de inteligencia artificial, no por una persona.
- La IA puede cometer errores o proporcionar información incompleta.
- Tu conversación puede ser registrada y usada para mejorar el servicio, de acuerdo con nuestra Política de Privacidad.
- Tienes derecho a solicitar hablar con un representante humano en cualquier momento escribiendo “HUMANO” o haciendo clic en el botón de abajo.
Al continuar, reconoces que estás interactuando con un sistema de inteligencia artificial.
[Continuar con IA] [Hablar con una persona]
Respuesta a “¿Eres humano?” o “¿Estoy hablando con una persona real?” — ESPAÑOL:
Soy un asistente de IA, no un ser humano. Estoy aquí para ayudarte con [describir propósito, p.ej. “preguntas sobre tu cuenta”], pero tengo limitaciones y puedo cometer errores. Si prefieres hablar con un agente humano, puedo conectarte ahora. Solo di “transferir a humano” o haz clic [aquí].
1.4 Voice / IVR Systems
English — Before voice AI interaction:
“Hello. Before we begin, please be aware that you are interacting with an automated AI voice assistant, not a human agent. This assistant can help you with [describe purpose]. If you’d prefer to speak with a human at any time, say ‘agent’ or press zero.”
Español — Antes de interacción por voz con IA:
“Hola. Antes de comenzar, le informamos que está interactuando con un asistente de voz automatizado por inteligencia artificial, no con un agente humano. Este asistente puede ayudarle con [describir el propósito]. Si en algún momento prefiere hablar con una persona, diga ‘agente’ o pulse cero.”
Part 2: AI-Generated Content Notices
2.1 When Required
Under Article 50(2), AI-generated synthetic content (images, video, audio, text) must be clearly labelled. This includes:
- Deep fake images or videos
- AI-generated articles or reports
- Synthetic voice recordings
- AI-generated marketing materials
Note: The obligation to label applies at the point of output, not just distribution.
2.2 Text / Written Content Labels — ENGLISH
Inline label (short):
This content was generated with the assistance of artificial intelligence.
Disclosure block (full — for reports or formal documents):
AI Content Disclosure
This document [or: portions of this document] was generated or significantly assisted by an artificial intelligence system. The content has been reviewed by [a human editor / [Name, Role]] and [approved as accurate / may contain errors that have not been fully verified]. For decisions of consequence, please verify information independently.
AI system used: [Name/version, or “Proprietary system”] Date generated: _______________ Human reviewer: _______________
2.3 Text / Written Content Labels — SPANISH / ESPAÑOL
Etiqueta en línea (corta):
Este contenido fue generado con la asistencia de inteligencia artificial.
Bloque de divulgación (completo — para informes o documentos formales):
Declaración de Contenido Generado por IA
Este documento [o: partes de este documento] fue generado o significativamente asistido por un sistema de inteligencia artificial. El contenido ha sido revisado por [un editor humano / [Nombre, Cargo]] y [aprobado como exacto / puede contener errores que no han sido verificados completamente]. Para decisiones de importancia, verifique la información de forma independiente.
Sistema de IA utilizado: [Nombre/versión, o “Sistema propietario”] Fecha de generación: _______________ Revisor humano: _______________
2.4 Image and Video Watermark / Caption Labels
For social media / web images — ENGLISH:
[Image/Video generated by AI] | [AI-assisted image]
For social media / web images — ESPAÑOL:
[Imagen/vídeo generado por IA] | [Imagen asistida por IA]
For formal publications or advertising — ENGLISH:
Important: This image/video was created using artificial intelligence tools. It does not depict real people, events, or locations unless stated otherwise.
For formal publications or advertising — ESPAÑOL:
Importante: Esta imagen/vídeo fue creada utilizando herramientas de inteligencia artificial. No representa personas, eventos o lugares reales a menos que se indique lo contrario.
2.5 Email / Newsletter Disclosure
Footer addition — ENGLISH:
Parts of this email may have been drafted using AI writing tools and reviewed by our team before sending.
Footer addition — ESPAÑOL:
Partes de este correo pueden haber sido redactadas con herramientas de escritura de IA y revisadas por nuestro equipo antes de enviarse.
Part 3: Automated Decision Notices
3.1 When Required
A notice is required whenever an AI system makes or significantly influences a decision that has a legal or similarly significant effect on an individual, such as:
- Recruitment or promotion decisions
- Credit or insurance decisions
- Benefits or social service eligibility
- Access to services or products
- Pricing personalisation
- Medical or health recommendations
- Educational assessment or grading
3.2 Pre-Decision Notice — ENGLISH
(Displayed before or at the start of a process involving automated decisions)
Automated Decision-Making Notice
[Organisation Name] uses automated systems, including artificial intelligence, to support decisions in this process. This means that some or all of the assessment may be carried out or influenced by an algorithm, not solely by a human.
Your rights:
- You have the right to request a human review of any automated decision that significantly affects you.
- You have the right to ask for an explanation of how the decision was reached.
- You have the right to contest a decision you believe is incorrect or unfair.
To exercise any of these rights, contact us at: [email/phone/link]
For more information, see our [AI Transparency Policy] and [Privacy Policy].
3.3 Post-Decision Notice — ENGLISH
(Sent or displayed after an automated decision is made)
Automated Decision Notification
We are writing to inform you that the decision regarding [describe the decision, e.g., “your application for [role/product/service]”] was made using an automated assessment system supported by artificial intelligence.
Outcome: [State the decision clearly]
Key factors considered: [List the main factors the AI assessed, e.g., credit history, qualifications, usage data]
Your rights: You have 30 days from this notice to:
- Request a full explanation of the factors and logic used
- Request that a human member of our team review the decision
- Challenge the decision if you believe it is incorrect or unjust
To exercise these rights, please contact: [Name/Team] at [contact details]
Reference number for your request: _______________
3.4 Pre-Decision Notice — SPANISH / ESPAÑOL
(Para mostrar antes o al inicio de un proceso con decisiones automatizadas)
Aviso de Toma de Decisiones Automatizada
[Nombre de la Organización] utiliza sistemas automatizados, incluida la inteligencia artificial, para apoyar las decisiones en este proceso. Esto significa que parte o la totalidad de la evaluación puede ser realizada o influenciada por un algoritmo, no únicamente por una persona.
Sus derechos:
- Tiene derecho a solicitar una revisión humana de cualquier decisión automatizada que le afecte significativamente.
- Tiene derecho a solicitar una explicación sobre cómo se tomó la decisión.
- Tiene derecho a impugnar una decisión que considere incorrecta o injusta.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctenos en: [correo/teléfono/enlace]
Para más información, consulte nuestra [Política de Transparencia de IA] y [Política de Privacidad].
3.5 Post-Decision Notice — SPANISH / ESPAÑOL
(Enviado o mostrado tras una decisión automatizada)
Notificación de Decisión Automatizada
Le informamos que la decisión sobre [describir la decisión, p.ej. “su solicitud de [puesto/producto/servicio]”] fue tomada utilizando un sistema de evaluación automatizado apoyado por inteligencia artificial.
Resultado: [Indique la decisión claramente]
Factores clave considerados: [Liste los principales factores que evaluó la IA, p.ej. historial crediticio, cualificaciones, datos de uso]
Sus derechos: Dispone de 30 días desde este aviso para:
- Solicitar una explicación completa de los factores y la lógica utilizada
- Solicitar que un miembro humano de nuestro equipo revise la decisión
- Impugnar la decisión si considera que es incorrecta o injusta
Para ejercer estos derechos, contacte con: [Nombre/Equipo] en [datos de contacto]
Número de referencia para su solicitud: _______________
Part 4: Implementation Checklist
| Requirement | Status | Owner | Date Completed |
|---|---|---|---|
| Chatbot notice displayed at session start | ☐ Done ☐ Pending ☐ N/A | ||
| ”Are you human?” response configured | ☐ Done ☐ Pending ☐ N/A | ||
| Voice AI disclosure recorded and activated | ☐ Done ☐ Pending ☐ N/A | ||
| AI content label on all AI-generated text | ☐ Done ☐ Pending ☐ N/A | ||
| AI label on all AI-generated images/video | ☐ Done ☐ Pending ☐ N/A | ||
| Pre-decision notice in relevant processes | ☐ Done ☐ Pending ☐ N/A | ||
| Post-decision notice template integrated | ☐ Done ☐ Pending ☐ N/A | ||
| Human review mechanism functional | ☐ Done ☐ Pending ☐ N/A | ||
| Contact details for rights exercise up to date | ☐ Done ☐ Pending ☐ N/A | ||
| Notices reviewed by legal counsel | ☐ Done ☐ Pending ☐ N/A | ||
| Staff trained on when to use each notice | ☐ Done ☐ Pending ☐ N/A | ||
| Spanish versions deployed where required | ☐ Done ☐ Pending ☐ N/A |
Part 5: Customisation Log
Track changes made to these notices from the base template:
| Section Modified | Change Description | Modified by | Date | Approved by |
|---|---|---|---|---|
Template provided by VORLUX AI | vorluxai.com Version 1.0 — April 2026 | EU AI Act Article 50 compliant template This is guidance only, not legal advice. Consult qualified legal counsel for your specific situation.
Versión Española
Aviso legal: Esta plantilla se proporciona únicamente con fines orientativos. No constituye asesoramiento jurídico. Las organizaciones deben consultar con un abogado cualificado para garantizar el cumplimiento de la legislación y normativa aplicable.
Plantilla proporcionada por VORLUX AI — vorluxai.com
Plantilla de Aviso de Transparencia de IA
EU AI Act — Cumplimiento del Artículo 50
Organización: _______________ Referencia del documento: AITN-[AAAA]-[NNN] Versión: _______________ Preparado por: _______________ Aprobado por: _______________ Fecha de entrada en vigor: _______________
Introducción: Obligaciones del Artículo 50
El Artículo 50 del EU AI Act exige transparencia en tres escenarios principales:
- Chatbots e IA conversacional: Los usuarios deben ser informados de que están interactuando con un sistema de IA, no con un humano, a menos que sea evidente por el contexto.
- Deep fakes y contenido generado por IA: El contenido sintético generado por IA debe ser divulgado.
- Decisiones automatizadas que afectan a personas: Cuando la IA produce resultados que afectan materialmente a las personas, estas deben ser informadas.
Este documento proporciona avisos listos para copiar y pegar para cada escenario, en inglés y español.
Parte 1: Avisos para Chatbots e IA Conversacional
1.1 Cuándo mostrar el aviso
El aviso debe aparecer antes o al inicio de la interacción. No debe quedar oculto en los términos y condiciones.
Eventos que requieren aviso:
- Primer mensaje en una nueva sesión de chat
- Cuando un usuario es transferido de un agente humano a uno de IA
- Cuando un usuario pregunta explícitamente “¿Estoy hablando con una persona?”
- Al inicio de sesión en cualquier widget de chat web
- Antes de que comiencen las interacciones de voz (IVR / bots de voz)
1.2 Aviso estándar para chatbot
Forma corta (para encabezado/banner del chat):
Está interactuando con un asistente de IA. Este servicio funciona con inteligencia artificial. Las respuestas se generan automáticamente y pueden no ser siempre precisas. Para asuntos importantes, contacte con un asesor humano.
Forma larga (para primer mensaje o modal):
Aviso de Interacción Automatizada con IA
Está a punto de interactuar con un asistente impulsado por inteligencia artificial proporcionado por [Nombre de la Organización]. Esto significa:
- Su conversación es gestionada por un sistema de inteligencia artificial, no por una persona.
- La IA puede cometer errores o proporcionar información incompleta.
- Su conversación puede ser registrada y utilizada para mejorar el servicio, de acuerdo con nuestra Política de Privacidad.
- Tiene derecho a solicitar hablar con un representante humano en cualquier momento escribiendo “HUMANO” o haciendo clic en el botón de abajo.
Al continuar, reconoce que está interactuando con un sistema de inteligencia artificial.
[Continuar con IA] [Hablar con una persona]
Respuesta a “¿Es usted humano?” o “¿Estoy hablando con una persona real?”:
Soy un asistente de IA, no un ser humano. Estoy aquí para ayudarle con [describir el propósito, p.ej. “preguntas sobre su cuenta”], pero tengo limitaciones y puedo cometer errores. Si prefiere hablar con un agente humano, puedo conectarle ahora. Solo diga “transferir a humano” o haga clic [aquí].
1.3 Sistemas de voz / IVR
Antes de la interacción por voz con IA:
“Hola. Antes de comenzar, le informamos de que está interactuando con un asistente de voz automatizado por inteligencia artificial, no con un agente humano. Este asistente puede ayudarle con [describir el propósito]. Si en algún momento prefiere hablar con una persona, diga ‘agente’ o pulse cero.”
Parte 2: Avisos de Contenido Generado por IA
2.1 Cuándo es obligatorio
Conforme al Artículo 50(2), el contenido sintético generado por IA (imágenes, vídeo, audio, texto) debe estar claramente etiquetado. Esto incluye:
- Imágenes o vídeos deep fake
- Artículos o informes generados por IA
- Grabaciones de voz sintética
- Material de marketing generado por IA
Nota: La obligación de etiquetar se aplica en el punto de producción, no solo de distribución.
2.2 Etiquetas de contenido escrito / textual
Etiqueta en línea (corta):
Este contenido fue generado con la asistencia de inteligencia artificial.
Bloque de divulgación (completo — para informes o documentos formales):
Declaración de Contenido Generado por IA
Este documento [o: partes de este documento] fue generado o significativamente asistido por un sistema de inteligencia artificial. El contenido ha sido revisado por [un editor humano / [Nombre, Cargo]] y [aprobado como exacto / puede contener errores que no han sido verificados completamente]. Para decisiones de importancia, verifique la información de forma independiente.
Sistema de IA utilizado: [Nombre/versión, o “Sistema propietario”] Fecha de generación: _______________ Revisor humano: _______________
2.3 Etiquetas para imágenes y vídeos
Para redes sociales / imágenes web:
[Imagen/vídeo generado por IA] | [Imagen asistida por IA]
Para publicaciones formales o publicidad:
Importante: Esta imagen/vídeo fue creada utilizando herramientas de inteligencia artificial. No representa personas, eventos o lugares reales a menos que se indique lo contrario.
2.4 Divulgación en correo electrónico / newsletter
Pie de página:
Partes de este correo pueden haber sido redactadas con herramientas de escritura de IA y revisadas por nuestro equipo antes de enviarse.
Parte 3: Avisos de Decisiones Automatizadas
3.1 Cuándo es obligatorio
Se requiere un aviso siempre que un sistema de IA tome o influya significativamente en una decisión que tenga un efecto legal o similarmente significativo sobre una persona, como:
- Decisiones de contratación o promoción
- Decisiones de crédito o seguros
- Elegibilidad para prestaciones o servicios sociales
- Acceso a servicios o productos
- Personalización de precios
- Recomendaciones médicas o de salud
- Evaluación educativa o calificación
3.2 Aviso previo a la decisión
(Para mostrar antes o al inicio de un proceso con decisiones automatizadas)
Aviso de Toma de Decisiones Automatizada
[Nombre de la Organización] utiliza sistemas automatizados, incluida la inteligencia artificial, para apoyar las decisiones en este proceso. Esto significa que parte o la totalidad de la evaluación puede ser realizada o influenciada por un algoritmo, no únicamente por una persona.
Sus derechos:
- Tiene derecho a solicitar una revisión humana de cualquier decisión automatizada que le afecte significativamente.
- Tiene derecho a solicitar una explicación sobre cómo se tomó la decisión.
- Tiene derecho a impugnar una decisión que considere incorrecta o injusta.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctenos en: [correo/teléfono/enlace]
Para más información, consulte nuestra [Política de Transparencia de IA] y [Política de Privacidad].
3.3 Aviso posterior a la decisión
(Enviado o mostrado tras una decisión automatizada)
Notificación de Decisión Automatizada
Le informamos de que la decisión sobre [describir la decisión, p.ej. “su solicitud de [puesto/producto/servicio]”] fue tomada utilizando un sistema de evaluación automatizado apoyado por inteligencia artificial.
Resultado: [Indique la decisión claramente]
Factores clave considerados: [Liste los principales factores que evaluó la IA, p.ej. historial crediticio, cualificaciones, datos de uso]
Sus derechos: Dispone de 30 días desde este aviso para:
- Solicitar una explicación completa de los factores y la lógica utilizada
- Solicitar que un miembro humano de nuestro equipo revise la decisión
- Impugnar la decisión si considera que es incorrecta o injusta
Para ejercer estos derechos, contacte con: [Nombre/Equipo] en [datos de contacto]
Número de referencia para su solicitud: _______________
Parte 4: Lista de verificación de implementación
| Requisito | Estado | Responsable | Fecha de finalización |
|---|---|---|---|
| Aviso de chatbot mostrado al inicio de sesión | ☐ Hecho ☐ Pendiente ☐ N/A | ||
| Respuesta a “¿Es usted humano?” configurada | ☐ Hecho ☐ Pendiente ☐ N/A | ||
| Divulgación de IA por voz grabada y activada | ☐ Hecho ☐ Pendiente ☐ N/A | ||
| Etiqueta de IA en todo el texto generado por IA | ☐ Hecho ☐ Pendiente ☐ N/A | ||
| Etiqueta de IA en todas las imágenes/vídeos generados por IA | ☐ Hecho ☐ Pendiente ☐ N/A | ||
| Aviso previo a la decisión en procesos relevantes | ☐ Hecho ☐ Pendiente ☐ N/A | ||
| Plantilla de aviso posterior a la decisión integrada | ☐ Hecho ☐ Pendiente ☐ N/A | ||
| Mecanismo de revisión humana funcional | ☐ Hecho ☐ Pendiente ☐ N/A | ||
| Datos de contacto para ejercicio de derechos actualizados | ☐ Hecho ☐ Pendiente ☐ N/A | ||
| Avisos revisados por asesoría jurídica | ☐ Hecho ☐ Pendiente ☐ N/A | ||
| Personal formado sobre cuándo usar cada aviso | ☐ Hecho ☐ Pendiente ☐ N/A | ||
| Versiones en español desplegadas donde sea necesario | ☐ Hecho ☐ Pendiente ☐ N/A |
Parte 5: Registro de personalización
Registre los cambios realizados a estos avisos desde la plantilla base:
| Sección modificada | Descripción del cambio | Modificado por | Fecha | Aprobado por |
|---|---|---|---|---|
Plantilla proporcionada por VORLUX AI | vorluxai.com Versión 1.0 — Abril 2026 | Plantilla conforme al Artículo 50 del EU AI Act Esto es solo orientación, no asesoramiento jurídico. Consulte con un abogado cualificado para su situación específica.